Amb el pandèmia del Coronavirus tancant oficines a tot el món, innombrables empreses i particulars estan reinventant l’aspecte de la jornada laboral. Tanmateix, aquests canvis s’estenen molt més enllà del vestit d’oficines comercials per a suors; per a moltes persones, també significa un sobtat diluvi de trucades de videoconferència.
Però amb molta gent utilitzant Zoom i altres plataformes de videoconferència per primera vegada, simplement iniciar sessió en una reunió i treure el màxim partit a aquestes videoconferències poden ser dues coses molt diferents. Amb l’ajut d’experts, hem completat els dos i els que no us ajudaran a fer que totes les videoconferències s’executin sense problemes.
Feu: Mantingueu ordenada la zona que hi ha al darrere.
Shutterstock / fizkes
Si no voleu convidar els vostres companys de feina a la vostra oficina sense netejar-los abans, no els convideu a entrar-hi la vostra oficina a casa quan és menys que endreçat.
'Voleu que els companys vegin la vostra oficina a casa tan ordenada i organitzada', diu Kristen Southall Watts , autor de La jornada laboral en solitari . A més de netejant el vostre espai , Watts recomana evitar una línia de visió directa cap a la porta i reordenar el vostre despatx perquè els membres de la família que s'observin no passin a formar part de la vostra reunió '.
No: Col·loqueu l’ordinador a sota de la cara.
Shutterstock
Mantenir un bon contacte visual és essencial per a les reunions, tant si les teniu en persona com en línia, així que assegureu-vos que la càmera estigui posicionada adequadament.
'Tothom té angles que els semblen bons, però ningú no mira des del terra mirant cap amunt', diu Flynn Zaiger , CEO de l'agència de màrqueting digital creatiu Optimisme en línia . En lloc d’això, Zaiger recomana elevar l’ordinador perquè estigui lleugerament per sobre del nivell dels ulls per facilitar que altres persones us vegin et mantindràs al màxim .
Feu: Desactiveu les notificacions.
Shutterstock / Alexey Boldin
personalitat d'aniversari del 13 d'octubre
Aquestes notificacions que arriben als vostres dispositius no només us distreuen, sinó que distreuen a tots els usuaris de la vostra videotrucada.
'No cal que us notifiquin tots els titulars de les notícies ni els vídeos penjats recentment en el moment que passen, sobretot no durant els blocs de treball designats', diu Watts, que assenyala que 'cada vegada que feu una ullada ràpida als vostres canals d'informació social, perds molt de temps productiu '.
No: Espereu fins a l'últim minut per resoldre els problemes tecnològics.
Shutterstock / CLS Digital Arts
Si voleu que la reunió funcioni sense problemes, assegureu-vos que hàgiu provat el programari (inclosos els paràmetres de vídeo i àudio) abans de començar la trucada.
'Començar la reunió i després adonar-se que l'àudio és molest o que el vídeo està desordenat causa retards', diu Reuben Yonatan , Conseller delegat de GetVoIP , que adverteix que això pot arribar a costar-vos els negocis si fa que els clients us vegin ineficients. Per assegurar-se que tot estigui en bon ordre, Yonatan recomana fer una carrera seca amb un amic que us pugui donar comentaris.
Feu: Construïu un temps d'inactivitat entre trucades.
Shutterstock / Roman Samborskyi
Fins i tot si teniu reunions consecutives, tenir uns minuts d’inactivitat entre ells pot marcar la diferència en la vostra eficàcia en cadascuna.
'Després de trucades i conferències, necessitareu uns minuts per descarregar missatges de correu electrònic o missatges de text de seguiment, organitzar les notes que hàgiu pres durant la reunió i canviar mentalment la marxa per a la següent tasca', diu Watts, tot assenyalant que la manca de el temps de preparació entre trucades pot augmentar el risc de distracció.
No: Parla massa ràpid.
Shutterstock / fizkes
No deixeu que el vostre discurs habitual de quilòmetre per minut dificulti la comprensió dels vostres companys de feina.
'No parleu massa ràpid perquè els que escolten (i observen) tinguin problemes per entendre't', diu Deborah Sweeney , Conseller delegat de MyCorporation . Si necessiteu fer una pausa, Sweeney recomana somriure a la càmera en lloc d’utilitzar paraules omplertes com “um” o “uh”, cosa que us pot fer semblar poc preparat.
Feu: Presteu atenció al llenguatge corporal d’altres persones.
Shutterstock / Focus i desenfocament
Tenir massa gent a la vegada pot convertir-se en una cacofonia inintel·ligible en un instant. Si voleu evitar la superposició de paraules, assegureu-vos que llegiu el text dels participants de la reunió. llenguatge corporal per obtenir senyals de quan és segur parlar.
'Els signes habituals a tenir en compte són els caps amb el cap o la boca que comença a obrir-se', diu Julian Jost , CEO i cofundador de Base espacial .
No: Mantingueu obertes les pestanyes innecessàries.
Shutterstock / Friends Stock
Si voleu mantenir la ment centrada en la tasca que teniu a la mà i evitar possibles vergonyes, assegureu-vos que teniu totes les pestanyes innecessàries tancades o minimitzades durant la reunió.
'No voleu que us enxampin quan algú us pregunti:' Podeu compartir la pantalla i mostrar-nos? '', Diu Shayne Sherman , Conseller delegat de TechLoris , que observa que tenir massa pestanyes obertes alhora pot afectar fins i tot la qualitat de la vostra trucada.
Feu: Utilitzeu els auriculars.
Shutterstock / fizkes
Els vostres companys de feina volen escoltar-vos, no el so dels vostres fills jugant, el lladruc del vostre gos o l’ambulància que passa per fora.
'La majoria de micròfons per a ordinadors portàtils són realment dolents i capturen cada soroll', diu Julie Bee , president de BeeSmart xarxes socials . 'Els auriculars i els auriculars redueixen el soroll de fons al mínim i recullen el que dieu'.
No: Lectura.
Shutterstock / Pressmaster
Si voleu que els participants de la reunió es mantinguin compromesos, intenteu fomentar un diàleg en lloc de pronunciar un discurs.
'Els nostres períodes d'atenció són encara més curts en aquests dies, de manera que, en lloc d'estar davant de l'ordinador i parlar amb els que estiguin trucats, participeu en converses', recomana Bee, que diu que aquest hàbit també manté la gent compromesa i atenta a la trucada. .
Feu: Utilitzeu els botons de silenci i apagat de vídeo.
Shutterstock / Sarach Naetimaetee
No cal que tingueu el micròfon ni la càmera engegats durant totes les reunions si no us ho han demanat específicament.
“Si no parleu, silencieu-vos. Si necessiteu moure's molt, o aixecar-vos i fer un descans de la reunió ... amagueu el vostre vídeo i silencieu-vos ', suggereix Bee.
No: Confieu exclusivament en el WiFi.
Shutterstock / Olivier Le Moal
com netejar casa vostra com un professional
Tenir un pla de còpia de seguretat en cas que es talli el WiFi significa que no perdreu ni un detall important.
'Res no supera el rendiment de xarxa sòlid d'un cable ethernet de la vella escola', diu Jovan Milenkovic , cofundador de CommandTech . Tot i que molts ordinadors portàtils ja no tenen ports Ethernet, Milenovic assenyala que els adaptadors CAT5 a USB són econòmics i estan fàcilment disponibles per fer possible la connexió.
Feu: Configureu la gravació automàtica.
Shutterstock / Olivier Le Moal
En lloc d'intentar frenèticament prendre notes durant la reunió, configureu la gravació automàtica perquè pugueu gaudir d'un registre textual de tot el que va passar després.
'El zoom us permet gravar automàticament les trucades i això pot ser molt valuós per registrar els comentaris dels clients o de l'equip sobre un projecte', diu Dusti Arab , estrateg de negocis amb La Reinvention Co. .
No: Deixeu funcionar altres dispositius habilitats per a Internet.
Shutterstock / David Herraez Calçada
Desactivar altres dispositius habilitats per Internet a casa abans d’iniciar la reunió us pot ajudar a limitar els retards en la vostra connexió i a que les trucades de videoconferència funcionin sense problemes.
'Fins i tot el millor paquet d'Internet no garantirà que el vostre Internet domèstic pugui mantenir llargues reunions de treball mitjançant videoconferència', diu Milenkovic, que recomana demanar als companys de pis i als familiars que posin els jocs i les descàrregues en espera durant la durada de la reunió, sempre que sigui possible.
Feu: Utilitzeu la funció de xat.
Shutterstock / Rawpixel.com
Hi ha una solució fàcil si voleu evitar que tothom parli entre ells quan arribi l’hora de les preguntes i respostes al final d’una reunió.
'Utilitzeu la funció de xat per afirmar que primer teniu una pregunta o declaració en lloc de fer-ho només', suggereix Matthew Ross , cofundador i COO de The Slumber Yard .
No: Poseu-vos els suors.
Shutterstock / fizkes
Tracteu els vostres companys de feina virtuals amb el mateix respecte amb què els tractaria en persona i assegureu-vos de mirar la part de la vostra reunió.
'Intenteu evitar qualsevol cosa massa brillant i qualsevol cosa amb massa patrons', suggereix Kyle Turk , Vicepresident de màrqueting a Cerca principal . Turk afegeix que, fins i tot si penseu que els vostres companys de feina només us veuran des de les espatlles cap amunt, portar pantalons adequats per al treball sempre és una bona idea per si us heu de posar de peu o moure’s.
Feu: Teniu un pla de còpia de seguretat.
Shutterstock / Monkey Business Images
Tingueu a mà tota la informació d’inici de sessió aplicable per a la reunió i no perdreu cap ritme si la vostra connexió es retarda.
'Assegureu-vos que teniu un número de telèfon o un pla de còpia de seguretat en cas que no es connecti en línia tal com estava previst', suggereix Paige Arnof-Fenn , fundador i CEO de la firma de màrqueting estratègic global Mavens & Moguls .
No: Utilitzeu el teclat.
Shutterstock / Jacob Lund
Si voleu prendre notes durant la reunió, tingueu a mà una llibreta en lloc de tocar-la al teclat.
'Tant si esteu prenent notes com si responeu a correus electrònics o xats en equip, el so que escriviu us distreu', diu Mark Strassman , SVP i GM d'UCC a LogMeIn . Si les notes escrites a mà no semblen una alternativa adequada, Strassman suggereix utilitzar el servei de transcripció integrat disponible a la majoria de plataformes de videoconferència.
Feu: Activa les tecles d'accés directe.
Shutterstock / clar
En lloc de buscar-se el botó d'accés al micròfon, activeu les tecles d'accés directe abans de la reunió perquè pugueu tocar sempre que sigui necessari.
'Si activeu el botó push-to-talk, assegureu que no sou la causa del soroll blanc, dels ecos i del soroll de fons en un entorn de trucades de grup', diu Keenan Beavis , fundador de Longhouse Media , que assenyala que aquesta funcionalitat està disponible en plataformes com Zoom, Skype i Discord.
No: Oblideu-vos de tancar la sessió.
Shutterstock / shurkin_son
Abans de tornar a canviar els suors, voldreu fer un pas final crucial: finalitzar la trucada.
'[No] baixeu la guàrdia abans de tancar la sessió; és possible que el micròfon / altaveu encara estigui en directe.' adverteix Arnof-Fenn.
