Sis punts tres. És el nombre d’hores, segons un estudi recent encarregat pel gegant tecnològic Adobe, que els nord-americans dediquen, de mitjana, a respondre als correus electrònics cada dia. Dit d’una altra manera: gasta una totalitat tercer de la vostra vida desperta enganxada a la safata d'entrada, responent a fils de missatges que, francament, es podrien resumir en un xat IRL de cinc minuts. Alguna cosa ha de donar.
Afortunadament, aconseguir aquesta cosa per donar és, en molts casos, tan fàcil com prémer un botó. Mitjançant la implementació d’una sèrie de tàctiques provades, podeu reduir al màxim les vostres hores dedicades al correu electrònic. Penseu només: quant de temps estalvieu si no hagueu de tornar a baixar manualment un fitxer adjunt? O què passa si podeu treure un missatge de correu electrònic enviat a corre-cuita de l'èter, estalviant-vos el temps (i el pànic!) Dedicat a redactar un missatge de correu electrònic 'Ho sento molt, no volia enviar-lo'?
Sí, tot aquest jujitsu a Internet és possible. A continuació, hem combinat els 17 millors pirates de correu electrònic que milloren el temps, que milloren la vida i augmenten l’eficiència. Per tant, seguiu llegint, perquè aquesta destinació de la safata d’entrada zero us espera. I no us perdeu per obtenir més maneres d’aprofitar al màxim les vostres 6,3 hores 15 correus electrònics empresarials oberts que us diferencien .
1 Donar de baixa massiva.
Shutterstock
És una bona aposta que la vostra safata d’entrada sigui tan desordenada com un dormitori per a gent gran durant les finals. Una bona aposta, també, és que la major part d’aquest desordre es deu als correus electrònics diaris o setmanals de minoristes, organitzacions i altres butlletins als quals potser us heu inscrit al llarg dels anys. Mitjançant l'ús de Unroll.me , podeu rastrejar totes les llistes en què podeu estar i cancel·lar la subscripció a qualsevol de les quals ja no vulgueu rebre informació. De fet, un Millor vida editor va poder utilitzar Unroll.me per identificar la friolera de 135 subscripcions. Quantes hi apareixerà? I quants en podríeu prescindir?
2 Activeu les tecles de drecera.
Shutterstock
Tots coneixem les dreceres de teclat bàsiques. (Comandament- A : seleccionar tot. Comandament- C : còpia. Comandament- Pàg : enganxar. Etc) Però els usuaris de Gmail poden activar un conjunt avançat de dreceres. Primer, aneu a configuració . Feu clic al botó general fitxa. Cap a la meitat del camí, veureu un dreceres de teclat opció, desactivada per defecte. Activeu-lo i accedireu a aquestes fàcils pulsacions de teclat:
- C : inicia un missatge nou
- Maj C : inicia un missatge nou en una finestra nova
- D : inicia un missatge nou en una nova pestanya
- F : reenvia un missatge
- #: esborra un missatge
- Maj Jo : marca un missatge com a llegit
- Maj U : marca un missatge com a no llegit
- Comandament- S : desa un missatge
3 I, a continuació, automatitzeu-los.
Shutterstock
Si teniu problemes per memoritzar aquest compendi de dreceres de teclat, Teclat, un connector de Google Chrome, us recordarà quan escriviu. (No invasiu, és clar.) I per obtenir més maneres de convertir-vos en una màquina de productivitat, apreneu a 15 maneres de duplicar la vostra productivitat a la meitat del temps.
4 Utilitzeu etiquetes.
Sí, realment, l'eina organitzativa de signatura de les xarxes socials també funciona per al correu electrònic. Introduïu un hashtag o dos al final de la vostra signatura, la part del correu electrònic que generalment es retalla, de manera que els destinataris no veuran ni jutjaran l'etiqueta '#workhardplayhardhard' per facilitar la cerca. Només cal que escriviu l’etiqueta al camp de cerca que hi ha a la part superior de la safata d’entrada i apareixerà cada correu electrònic que hi estigui codificat.
5 Activeu l'opció 'no enviat'.
Shutterstock
Tots hi hem estat: redacteu un missatge de correu electrònic, l’envieu a l’eter i se n’adoneu de seguida, oh no, aquest missatge no estava preparat per enviar. Resulta que podeu recuperar els vostres missatges des de la vora instal·lant un retard útil. A Gmail, per exemple, aneu a sota configuració , doncs general . Trobareu el botó de desfer com a cinquena opció. Encendre'l. Podeu seleccionar un menú desplegable amb intervals de 10 segons que dictaran el temps que teniu abans que el missatge no s’enviï definitivament.
6 Configureu aquesta funció a 10 segons.
Shutterstock
Un consell: si utilitzeu el correu electrònic com a servei de missatgeria instantània de facto, us recomanem que configureu el fitxer botó de desfer fins a 10 segons. D’aquesta manera, les vostres respostes no s’enviaran amb un retard de mig minut. No, 30 segons no sonen gaire, però diguem-ho així: si el servei de missatgeria instantània que trieu (Slack, GChat, Facebook Messenger, el que sigui!) Mantingués tots els missatges de sortida durant tant de temps, els vostres contactes creixerien ràpidament.
7 O simplement empleneu el camp 'a' per últim.
Shutterstock
És un bon hàbit d’adoptar, gent. (Vegeu les dues diapositives anteriors.)
8 Utilitzeu aquest signe de desactivació.
Shutterstock
'Per a un correu electrònic que comença amb una salutació de' hola 'o' hola ', un tancament com' millor 'seria coherent', diu Patricia Napier-Fitzpatrick , fundador i president de The Etiquette School de Nova York . 'El millor', tot i que es fa servir massa, és un dels tancaments més segurs en general, perquè és inofensiu i universalment apropiat '. És cert: tot i el seu ús excessiu, el millor és La millor manera de signar els vostres correus electrònics.
9 I aquesta signatura de correu electrònic.
Shutterstock
Quan estigueu de viatge, com a mínim, voldreu renunciar a frases molestes i molestes ('Si us plau, perdoneu els errors tipogràfics'. 'Enviat des del meu processador de 1.21 gigawatts.' 'Enviat des del meu iPhone; tingueu en compte l'entorn abans d'imprimir . ') en lloc d'alguna cosa senzilla, elegant i directa: 'Enviat des de la carretera'. D'acord amb Ben Dattner , entrenador executiu, comprova totes aquestes caixes alhora que evoca un ambient semblant al Kerouac. No és estrany que sigui La signatura d’un telèfon intel·ligent per correu electrònic que tothom hauria de tenir.
10 I aquest missatge fora de l’oficina.
D'acord amb Jane Scudder , professor de l'escola de negocis de la Universitat Loyala de Chicago, quan ompliu un missatge fora de l'oficina, aquest és el format que heu de seguir:
Gràcies pel vostre correu electrònic. Sóc OOO del dimarts 12 al divendres 15 de juny sense accés al correu electrònic. Si això és urgent, poseu-vos en contacte amb [LA PERSONA QUE ESTÀ SOTA A LA CADENA D'ORDRE, o, si en teniu, EL NOM DE L'ASSISTENT DE RECUPERACIÓ DE CAFÈ] a [LA SEUA ADREÇA DE CORREU ELECTRILNIC]. En cas contrari, respondré a tots els missatges quan torni .
Per obtenir detalls sobre el nivell de nitpick, com ara si heu de finalitzar el missatge el darrer dia de sortida o el primer dia de tornada, o si heu d’incloure un número de telèfon que no, només cal que consulteu francament també guia completa sobre la matèria.
11 Canvieu la densitat de la pantalla.
Els usuaris de Gmail poden triar entre tres densitats de visualització diferents per a la safata d’entrada: còmoda, acollidora i compacta. La densitat de la pantalla no afecta res més que la quantitat d'espai en blanc que hi ha entre cada missatge de la pantalla de la safata d'entrada. És poc més que una qüestió de preferència, però penseu-hi en termes de, bé, un document de termini. El còmode és com l’espaiat de doble folre, on l’acollidor és l’espai entre línies i el compacte s’assembla a l’espai a mitja línia.
12 No oblideu arxivar.
Shutterstock
Podeu eliminar els correus electrònics de la safata d'entrada sense haver de purgar-los totalment de l'existència mitjançant la carpeta de la paperera. En 'arxivar' missatges individuals, s'amagaran immediatament de la safata d'entrada i de totes les carpetes. Però encara podeu fer-ne un seguiment, si cal, mitjançant la funció de cerca. A Gmail, podeu arxivar instantàniament els missatges després d'obrir-los fent clic a la petita 'x' que apareix al costat de l'assumpte.
13 Seguiu la regla dels dos minuts.
Shutterstock
Campionada per experts en productivitat de totes les franges, la regla de dos minuts és una forma segura d’afrontar l’estrès relacionat amb el correu electrònic. Així és com funciona: si podeu respondre a un correu electrònic i oblidar-lo en dos minuts o menys, tracteu-lo immediatament. Si no, deixeu-lo de banda per més endavant.
14 Agrupeu les respostes per correu electrònic.
Per reduir la quantitat de temps que inverteix enganxat a la pantalla atrapat en intercanvis d'anada i tornada increïbles, designeu les hores del dia com a períodes de 'resposta per correu electrònic'. (Potser és una hora al matí i 90 minuts a la tarda. Potser passen tres hores després de dinar. Tot el que us funcioni!) Llavors, només responeu als correus electrònics durant aquests períodes de temps i mai fora d’ells.
15 Limiteu els vostres correus electrònics amb 140 caràcters.
Sí, igual que un tuit (o almenys un tuit anterior a la revolució 280). Com Andrew Bag , el conseller delegat de Gab, la xarxa social, va assessorar en un mitjà publicar , és millor que els correus electrònics siguin el més curts possible. 'M'agradaria ajudar-vos a resoldre el problema X. Faig que Y i Z ens proposessin connectar-nos. Ets lliure de xatejar? No cal cap salutació florida.
somni de monedes d'or
16 Configureu els fitxers adjunts a la descàrrega automàtica.
Shutterstock
Si això, llavors allò (IFTTT) , una aplicació que optimitza el correu electrònic, us pot ajudar a definir un 'idioma' específic, per dir-ho d'alguna manera, que retallarà un munt de consignes de tipus intermediari. Per exemple: si un correu electrònic entrant té un fitxer adjunt, IFTTT el descarregarà automàticament al vostre Google Drive.
17 No respongueu als correus electrònics després de les hores.
No és cap secret que els nord-americans tinguin un excés de treball i, tal com va revelar l’estudi d’Adobe, gran part d’aquest excés de feina prové de correus electrònics freqüents. És per això que, a principis d’aquest any, els membres del consell de la ciutat de Nova York van presentar un projecte de llei que faria il·legal que les empreses obligessin els empleats a revisar els correus electrònics fora de l’horari laboral. (S'inspira en una llei que es publica actualment a França, on les empreses amb personal superior a 50 han d'establir directrius estrictes sobre el treball fora de l'horari laboral, o bé se'ls aplica sancions econòmiques).
Per descobrir més secrets sorprenents sobre com viure la millor vida, clica aquí per registrar-se al nostre butlletí diari GRATU !T!
