Pel que fa al correu electrònic, potser creieu que sabeu tot el que cal saber. Al cap i a la fi, la majoria de nosaltres enviem i rebem una mitjana de 121 correus electrònics per dia , segons la firma d’investigació de mercat tecnològica El Grup Radicati . Però, tot i que és probable que passeu una part important de cada dia treballant a la safata d’entrada, és probable que pugueu aprendre una cosa o dues. De fet, hi ha un munt de normes d’etiqueta de correu electrònic que eludeixen regularment a vosaltres i a moltes altres persones a la vostra llista de contactes. Voleu estar segur que esteu educat electrònicament? Aquí hi ha les 17 regles d’or del correu electrònic que probablement no sabíeu, però que heu de conèixer.
1 Respondreu en el moment que rebreu un correu electrònic, fins i tot si necessiteu més temps.
Shutterstock
A ningú li agrada rebre una resposta a un correu electrònic setmanes després d’haver-lo enviat. De fet, una enquesta del 2018 realitzada per la consultora Solucions de rendiment Toister va revelar que el 41% de les persones esperaven una resposta per correu electrònic dels seus companys de feina en menys d'una hora. (Comenceu a redactar notes de disculpes al vostre departament de comptabilitat ara!)
Per descomptat, algunes respostes per correu electrònic us demanen que escolteu els vostres pensaments i redacteu un missatge mesurat. En aquests casos, la solució és fàcil: responeu en qüestió de minuts per fer saber al remitent que heu rebut el missatge, però necessiteu una mica més de temps per resoldre les coses. D’aquesta manera, saben que heu tingut en compte el seu correu electrònic i no els ignoren simplement.
2 Utilitzeu 'Respon a tots' amb precaució.
Shutterstock
Hi ha una diferència crucial entre les opcions 'Respon' i 'Respon a tots'. Tot i això, molts usuaris de correu electrònic malauradament no se n’adonen. En cas que en sigueu un, tingueu en compte que, en triar aquest últim, tots els destinataris que rebien un CC al missatge original reben la vostra resposta i, sovint, no cal inundar les bústies d'entrada de tothom.
Aquests missatges massius innecessaris són un flagell, hi ha un terme col·loquial per descriure'ls: Respon a Allpocalypse . ' Per tant, la propera vegada que respongueu a un missatge de correu electrònic massiu, penseu en qui necessita llegir la vostra resposta: tota l’empresa o només l’emissor original?
3 Si voleu una resposta d'algú, no el feu CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Quan envieu un missatge de correu electrònic a algú (el que vol dir que el copieu), normalment indica que voleu mantenir-lo connectat a la conversa, però no necessàriament en busca una resposta. I, com a professional de la formació Dannielle Walz adverteix, fer un mal ús de l’opció CC pot provocar problemes de comunicació.
'En convertir els vostres col·legues en molts correus electrònics, poden començar a deixar de veure els vostres correus electrònics com a importants i els poden col·locar directament en una' carpeta de referència 'o' llegir carpeta posterior ', va escriure en un LinkedIn publicar. 'Això pot provocar que en el futur es perdi informació important'.
Per tant, si espereu una resposta d'algú, poseu la seva adreça de correu electrònic al camp 'Per a' i utilitzeu la funció 'CC' amb moderació.
4 Comprendre quan i quan no s’ha d’utilitzar BCC.
Shutterstock
El camp BCC és encara més complicat, evitant constantment fins i tot els usuaris de correu electrònic més experimentats. Però, desglossem-ho: BCC significa 'còpia en cec', de manera que, tot i que és similar a CC-ing, BCC-ing no mostra el correu electrònic d'aquesta persona a altres destinataris, és a dir, ningú més de la cadena no us veurà els va incloure.
Llavors, quan està bé utilitzar BCC? Hillel Full de Inc. La revista diu que és estrictament per a correus electrònics massius o quan algú us presenta per correu electrònic a una altra persona.
'En qualsevol altre cas, quan envieu un missatge de correu electrònic a algú i a BCC a algú altre, esteu sent deshonestos, agradi o no', assenyala Fuld. 'Esteu enviant un correu electrònic a la persona X i sense que ho sàpiguen, deixant que la persona Y escolti la vostra conversa. La persona X no té ni idea que algú altre llegeixi aquest correu electrònic, quan en realitat també l’heu enviat a algú altre ”.
5 Utilitzeu els signes d’exclamació amb moderació.
Shutterstock
És fàcil llançar un signe d'exclamació als vostres correus electrònics aquí i allà, però intenteu no fer-ne cap hàbit d'això. Tot i que històricament s’utilitzen per indicar excitació, en un correu electrònic, els signes d’exclamació es poden confondre fàcilment amb trucades o agressivitat passiva.
somia amb un tauró
'L'ús del signe d'exclamació innecessari en un correu electrònic pot destruir fàcilment el significat subjacent del vostre text'. Anna Verasai explica el Resum HR . Utilitzeu-lo només quan hàgiu de destacar alguna cosa important. Penseu en com el vostre lector podria interpretar el missatge quan el llegís. '
6 Sigueu caut amb l'ús de l'humor.
Shutterstock
A tothom li agrada un bona broma De tant en tant, però com que el to es pot malinterpretar quan no correspon en persona, és millor deixar les bromes fora dels vostres correus electrònics. 'Reserveu l'humor per a una trucada telefònica o en persona', professor d'escriptura empresarial, David Silverman , va escriure al Harvard Business Review . 'D'aquesta manera, quan hi ha un silenci estupefacte a l'altre extrem de la línia o a l'extrem de la taula de conferències, podria dir:' Crec que potser no us adonareu de la gràcia que considero a mi mateixa i, tenint en compte això, jo crec que pararé ara '.
Però seriosament: un estudi fonamental del 2005 publicat al Revista de Personalitat i Psicologia Social va revelar que, tot i que els remitents van predir que els seus destinataris podrien desxifrar amb precisió el seu to el 80 per cent del temps, els destinataris només eren capaços de llegir amb precisió el to el 56 per cent del temps.
7 Saltar l’argot.
Shutterstock
Amb l'augment de la missatgeria instantània, les formes escurçades del fitxer llengua anglesa s'han utilitzat més àmpliament, com ara 'u' per a 'tu' o 'vull' en lloc de 'voler'. Però, de la mateixa manera que l’humor no s’adhereix sovint quan es tracta de correus electrònics, argot és un no-go similar. Segons un OnePoll segons l'enquesta, el 37% de la gent considerava que l'ús de l'argot al lloc de treball era inacceptable i el 55% de les persones van dir que saltaven el 'lol' a l'hora d'enviar un correu electrònic al vostre cap.
8 Presteu atenció a l’assumpte.
Shutterstock
Les línies d'assumpte són simples, però necessàries. I ja que la majoria dels correus electrònics es llegeixen dispositius mòbils —Un 55%, segons l'empresa de lliurament de correu electrònic Camí de retorn —És important clavar-los. Les matèries curtes, concises i directes són les millors. El propòsit del vostre correu electrònic s’hauria d’indicar clarament i heu de limitar-lo a cinc paraules o menys, ja que els dispositius mòbils tallen qualsevol paraula després.
9 Incloeu una signatura.
Shutterstock
Alguna vegada heu rebut un correu electrònic d'algú i us heu preguntat: 'Qui és aquest? des de ? ' Tot i que l'adreça del remitent us pot donar algunes pistes sobre qui són, de vegades no n'hi ha prou. Una signatura al final del vostre correu electrònic pot informar immediatament el destinatari de qui sou, què feu i com poden contactar-vos encara més.
La gent de l'agència de màrqueting integrada Ocreatiu digueu que tenir un quadre de signatura de correu electrònic és 'com lliurar a una persona una targeta de visita cada vegada que envieu un correu electrònic'. Si encara no en teniu cap, afegiu una signatura que inclogui el vostre nom complet, posició, número de telèfon, correu electrònic, lloc web i el logotip de l'empresa.
10 Recordeu besar (mantingueu-lo breu i senzill).
Shutterstock
El mètode KISS és una cosa que a la majoria de nosaltres se’ns va ensenyar a l’escola primària, però això no vol dir que sigui menys necessari més endavant a la vida. Boomerang , una aplicació de productivitat de correu electrònic, va investigar els mètodes clau per obtenir més respostes de correu electrònic. El seu menjar per emportar més gran? El millor és escriure com si tinguessis vuit anys.
Les seves investigacions van trobar que els correus electrònics que es van escriure en un nivell de lectura de tercer grau tenien un 36% més de probabilitats de rebre resposta que els que es van escriure en un nivell de lectura universitària.
11 Crideu l'atenció sobre els fitxers adjunts.
Shutterstock
Els fitxers adjunts de vegades són una part necessària del procés de correu electrònic, però heu de saber perfectament com utilitzar-los abans de connectar-los amb l’abandonament. A les llargues cadenes de correu electrònic, de vegades poden passar desapercebuts o passar per alt, i els fitxers adjunts inesperats també solen estar oberts perquè els destinataris desconfien dels virus electrònics.
La millor solució és cridar els vostres fitxers adjunts al cos del vostre correu electrònic. Gramaticalment diu que la millor manera de notificar al destinatari dels fitxers adjunts és incloure un missatge al final del correu electrònic que digui alguna cosa en la línia 'He adjuntat [ítem]' o 'Consulteu [ítem] adjunt per obtenir més informació . '
12 Estandarditzeu la vostra font.
Shutterstock
Tot i que jugar amb colors i estils de lletra pot ser divertit, no hi ha lloc per al Comic Sans de color rosa brillant al món professional. Segons explica, resulta que l’ús de tipus de lletra és extremadament important pel que fa a la comunicació digital Colin Wheildon , autor de Tipus i disseny: us esteu comunicant o simplement feu formes molt boniques? 'És possible volar les tres quartes parts dels nostres lectors simplement triant un tipus incorrecte', va dir Escriptors i artistes americans .
Llavors, a quins tipus de lletra us heu de fixar quan es tracta de correus electrònics? MageMail recomana Geòrgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS o Arial.
13 Reviseu-ho tot.
Shutterstock
Quan escriviu un correu electrònic, és probable que, al cap i a la fi, cometeu un error, només sou humans. Tanmateix, els errors no solen passar per darrere quan es tracta de correus electrònics de treball. En un Enquesta gramatical de prop de 2.000 enquestats, el 67% va dir que sí no està bé fer errors tipogràfics als correus electrònics, mentre que només el 6% considerava que era un error acceptable.
14 Introduïu l’última adreça de correu electrònic.
Shutterstock
Per què Nova York es diu la gran poma?
La forma més senzilla d'assegurar-vos que no envieu cap missatge de correu electrònic abans que estigui llest o abans que no se li esborri cap tipus d'error? Espereu fins que tot estigui en forma de punta abans d’introduir l’adreça de correu electrònic del destinatari. Com ja sabeu, fer errors de correu electrònic és una de les maneres més fàcils de produir una impressió equivocada.
'El problema no és només la professionalitat', Karen Kessler , va dir el president d'Evergreen Partners Forbes . “El que està en joc és la reputació de l’empleat i de l’empresa o organització. Hem vist que les males decisions per correu electrònic condueixen a conseqüències negatives per a l’empleat (acomiadament) i per a l’organització també (litigis).
15 I comproveu el nom del destinatari.
Shutterstock
Un gran error que heu d’evitar és escriure malament el nom del destinatari, així que assegureu-vos de comprovar-ho tres cops abans d’enviar. Molta gent veure l'acte de falta d’ortografia un nom tan mandrós i desconsiderat, sobretot quan hi ha la grafia correcta a l'adreça de correu electrònic. Què heu de fer si cometeu aquest error accidentalment? Kathryn Shanley , propietari de My Red Pen Editing, diu una disculpa immediata és la clau per mantenir la vostra credibilitat.
16 Per a empreses professionals, utilitzeu una adreça de correu electrònic professional.
Shutterstock
Tot i que es pot utilitzar una adreça de correu electrònic personal quan es correspongui amb amics o familiars, mantingueu-la fora de l'àmbit empresarial professional. Això és especialment important en un consumidor-venedor situació. Un 2016 GoDaddy una enquesta a 1.000 nord-americans va revelar que el 75% creu que tenir un correu electrònic professional és un factor important per confiar en un negoci en línia i que el 33% dubtaria de la legitimitat d'un venedor si utilitzés una adreça de correu electrònic personal.
'Mai no oblideu una primera impressió, ja sigui a la vida real o en línia', va dir el cap de productes de GoDaddy, Steven Aldrich , va dir en un declaració . 'Sovint la vostra primera interacció directa amb un client es produeix a través del correu electrònic i, per tant, és molt important tenir aspecte professional en aquest context.'
17 Recordeu que qualsevol cosa es pot compartir.
Shutterstock
Tant si es tracta de reenviament, de BCC-ing o simplement de fer passar el telèfon a la cara d'algú, és important recordar que qualsevol cosa que escriviu en un correu electrònic pot ser vista per algú que no sigui el destinatari previst. Per tant, tota la vostra comunicació electrònica hauria de ser professional i lliure de riscos. Al cap i a la fi, els correus electrònics fins i tot poden ser-ho admissible al jutjat , per tant, és millor no enviar mai res que es pugui utilitzar contra vosaltres més endavant. I per obtenir més maneres de millorar la vostra vida laboral, consulteu 25 trucs Genius per treballar de manera més intel·ligent i no més difícil .
Per descobrir més secrets sorprenents sobre com viure la millor vida, clica aquí a seguir-nos a Instagram!
